Учет времени

В программе ведется учет рабочего времени сотрудников, что позволяет сформировать табель по унифицированной форме Т-13 и автоматически рассчитывать повременную оплату труда.

Режим рабочего времени сотрудников в программе задается путем назначения им определенного графика работы. Для этого предварительно заполняются общие графики, которые можно назначить сотрудникам на неопределенный срок при приеме на работу. Впоследствии сотруднику можно назначить другой общий график.

Кроме того, имеется возможность уточнить график индивидуально для сотрудника на конкретный месяц.

Отсутствия сотрудников на рабочем месте регистрируются рассмотренными в предыдущих главах документами (отпуска, командировки, больничные и т. п.).

Если перед расчетом зарплаты не будут введены документы, регистрирующие отклонения от графика, то будет считаться, что сотрудник полностью отработал положенное по графику время.

Этой информации программе достаточно для автоматического формирования унифицированной формы табеля учета рабочего времени (Т-13), расчета повременной оплаты труда и среднего заработка.

Также можно зарегистрировать отличия фактически отработанного времени от планового с помощью рассмотренных в данной главе документов.

Для удобства автоматического заполнения общих графиков работы, а также для других целей учета времени в программе хранится производственный календарь.

В поставке программы предусмотрен производственный календарь, заполненный в соответствии с законодательством Российской Федерации:

■ по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье,

■ с учетом установленных ТК РФ нерабочих праздничных дней и соответствующих им предпраздничных дней,

■ с учетом переносов выходных дней, установленных на каждый конкретный год.

Производственный календарь в программе заполнен на текущий год, а также на несколько предыдущих лет.

При вступлении в силу очередного нормативного акта о переносе выходных дней производственный календарь в программе заполняется на соответствующий год автоматически при ее обновлении.

Вместе с тем есть возможность заполнить или изменить производственный календарь вручную:

■ для каждого дня указать, является ли он рабочим, субботой, воскресеньем, предпраздничным или праздником;

■ оформить перенос выходного на другой день.

Этими возможностями можно воспользоваться в следующих случаях:

■ если программа используется на предприятии, которое находится в регионе с собственным составом праздничных дней;

■ если требуется заполнить календарь с учетом переносов выходных дней до того, как этот перенос утвержден нормативным актом (или если программа не была своевременно обновлена).

Даже если календарь был заполнен или отредактирован вручную, то всегда можно вернуться к предусмотренному в поставке программы варианту, заполнив его по умолчанию одноименной кнопкой.

Кроме того, в программе имеется возможность использовать одновременно несколько производственных календарей. Этой возможностью следует воспользоваться, например, если в программе одновременно ведется учет по организациям или подразделениям, находящимся в разных регионах с разным составом праздничных дней.

Общие графики работы описываются в справочнике Графики работы сотрудников.

В поставке программы предусмотрен один стандартный график – пятидневка, но можно добавить и заполнить собственные графики, по которым работают сотрудники предприятия (шестидневка, сменные и т. п.).

Для того чтобы не приходилось заполнять график вручную (вводить на каждый рабочий день количество часов), можно указать основные его свойства, и он заполнится автоматически. При этом после автоматического заполнения его по-прежнему можно отредактировать. Например, откорректировать праздники для шестидневки (т. к. производственный календарь, по которому заполняются графики, соответствует пятидневке).

Примечание

Графики заполняются на конкретный год, и перед наступлением очередного года следует дозаполнить на него используемые графики. Предварительно следует убедиться, что на этот год уже заполнен производственный календарь.

Неполное рабочее время

Если в настройках кадрового учета было указано, что используется работа на неполной ставке, то имеется возможность настроить график неполного рабочего времени.

Работа в режиме неполного или сокращенного рабочего времени может влиять как на расчет оплаты труда, так и на отражение в отчетности (например, для ПФР или статистической).

При составлении графика неполного рабочего времени можно использовать как вид времени Явка, так и виды времени, специально предусмотренные законодательством для отражения таких режимов работы.

Ночные и вечерние часы

В настройках состава начислений и удержаний можно выбрать возможность оплачивать ночные или вечерние часы. Тогда можно запланировать в графике работу в такие часы наряду с работой в дневное время (явкой). При этом часы работы в дневное время (явку) следует указывать без учета ночных и вечерних часов.

Если работа в ночное или вечернее время случается во внеплановом порядке и нет возможности заранее ее предусмотреть в графике, то факт такой работы можно отразить с помощью табеля (рассмотрен далее).

Расчет доплаты за работу в ночные и вечерние часы рассмотрен в главе Расчет зарплаты и взносов.

Дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка

Если в настройках состава начислений и удержаний была выбрана возможность оплачивать дополнительные перерывы для кормления ребенка, то появляется возможность запланировать такие перерывы в графике.

В этом случае сотрудникам, работающим на таком графике, за указанное количество часов будет автоматически начислена оплата, рассчитанная по среднечасовому заработку.

Фактическое предоставление таких перерывов можно отражать также и в табеле.

Расчет такой оплаты рассмотрен в главе Расчет зарплаты и взносов.

Другие виды времени

В течение месяца или даже рабочего дня сотрудники с повременной оплатой труда могут выполнять работы, которые оплачиваются по разным ставкам, например:

■ у водителей – время, проведенное в рейсе, и время подготовки к рейсу;

■ у продавцов – время работы на кассе и время работы в торговом зале;

■ у сотрудников, работающих вахтовым методом, – время, проведенное на вахте и на «базе».

В связи с этим помимо предусмотренных в поставке программы видов времени, которые можно запланировать в графике работы (явка, ночные, вечерние, перерывы для кормления), имеется возможность описать и запланировать собственные виды времени, использующиеся на предприятии.

Для этого в настройках расчета зарплаты должно быть указано, что на предприятии используется несколько видов времени в графике работы.

Все виды времени описываются в классификаторе Виды рабочего времени, в который можно добавить и собственные. При этом в графике работы можно запланировать только те виды времени, в качестве основного вида времени в которых указан один из перечисленных выше, а также поставляемый вид Вахта.

В поставке программы классификатор уже заполнен некоторыми видами использования времени, в том числе теми, которыми обозначаются отсутствия сотрудников. Для каждого вида времени заполнено краткое обозначение (код), посредством которого этот вид выводится в печатные формы и вводится в рассмотренные далее документы. При необходимости его можно изменить.

Для начисления оплаты за собственные виды времени недостаточно добавить их в классификатор видов времени. Необходимо также настроить начисления для их оплаты, в которых следует использовать поставляемые показатели времени. Подробнее см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний».

Индивидуальные графики

В некоторых случаях предусмотренный для сотрудников график работы может быть краткосрочно изменен. Например, при сменной работе может потребоваться на определенный месяц заранее поменять некоторым сотрудникам местами выходные и рабочие дни.

Для отражения таких ситуаций в программе предусмотрен документ Индивидуальный график. После его регистрации норма времени будет определена по его данным, а не по общему графику, назначенному сотруднику.

При работе сотрудников в праздничный или выходной день возможны две ситуации:

■ работа выполняется по приказу вне графика работы сотрудника;

■ рабочий день по графику сотрудника пришелся на государственный праздник.

Если в настройках состава начислений и удержаний выбрана возможность регистрировать и оплачивать работу в праздничные и выходные дни, то для отражения этих ситуаций в программе становятся доступны, соответственно:

■ документ Работа в выходные и праздники, которым регистрируется сам факт внеплановой работы в выходной или праздничный день. Оплата такой работы производится при последующем начислении зарплаты посредством начислений Оплата работы в праздничные и выходные дни или Оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты (если предоставляются отгулы);

■ начисление Доплата за работу в праздничные дни (дневное время), которое автоматически выполняется при начислении зарплаты, если рабочее время по графику сотрудника (общему или индивидуальному) попадает на праздник. Если используется работа в ночное или вечернее время, то создаются также отдельные начисления для их оплаты в праздник.

Расчет оплаты и доплаты за работу в праздники и выходные рассмотрен в главе Расчет зарплаты и взносов.

Для регистрации сверхурочной работы, которая оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы – не менее чем в двойном размере, в программе предусмотрен документ Работа сверхурочно. Он доступен, если возможность оплаты сверхурочной работы выбрана в настройках состава начислений и удержаний.

Документом регистрируется сам факт сверхурочной работы. Оплата такой работы производится при последующем начислении зарплаты посредством начислений Оплата сверхурочных часов или Оплата сверхурочных часов без повышенной оплаты (если предоставляются отгулы).

Расчет этих начислений рассмотрен в главе Расчет зарплаты и взносов.

При суммированном учете рабочего времени нормальная продолжительность рабочего времени устанавливается в целом на учетный период (год, квартал и т. п.).

При этом возможны ситуации, когда сотрудники перерабатывают сверх предусмотренной для учетного периода нормы. Такое сверхурочное время при суммированном учете называют переработками.

Для расчета и регистрации таких переработанных часов в программе предназначен документ Регистрация переработок. Он доступен, если в настройках состава начислений и удержаний выбрана соответствующая возможность.

После заполнения и регистрации документа зарегистрированные часы переработок будут оплачены при начислении зарплаты за последний месяц учетного периода. Для этого предусмотрено начисление Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени. Его расчет рассмотрен в главе Расчет зарплаты и взносов.

Примечание

Не всегда имеется возможность точно запланировать, сколько именно часов (и какого именно вида времени) сотрудники будут работать.

Кроме того, фактическое рабочее время на предприятии может учитываться отдельно выделенными для этой задачи сотрудниками – табельщиками.

Для таких случаев в программе предусмотрен документ Табель. С его помощью можно уточнить количество отработанных часов, изначально предусмотренных графиком работы, зарегистрировать ночные, праздничные, сверхурочные часы и собственные виды времени.

Кроме того, им можно зарегистрировать и время неявки сотрудника. Однако, несмотря на это, для оплачиваемых неявок в программу обязательно следует вводить рассмотренные ранее документы (отпуска, больничные и т. п.), чтобы рассчитать и начислить за это время оплату. Табель следует вводить после ввода всех таких первичных документов и до окончательного начисления зарплаты.

Примечание

Табелем не предполагается регистрация рабочих дней вместо выходных, предусмотренных графиком, и наоборот. Такое изменение режима работы следует согласовывать с сотрудниками заранее и планировать на очередной месяц (например, с помощью индивидуального графика). Или же оплачивать внеплановую работу в выходной в повышенном размере и регистрировать ее именно как работу в выходной, а не обычную явку.

Если же на предприятии не принята такая дисциплина ведения учета рабочего времени, то в настройках расчета зарплаты имеется возможность отключить проверку соответствия фактического времени плановому.

Использование табеля предполагается и в том случае, если на предприятии ведется учет по особым условиям труда (см. раздел 3.4.1 «Условия труда») или территориям выполнения работ (см. раздел 3.1.2 «Территории выполнения работ»).

В этом случае вид табеля изменяется. Редактирование времени в табеле производится в отдельной форме, которая открывается по щелчку в ячейке. При этом имеется возможность регистрировать работу на разных территориях или в разных условиях работ в течение одного дня.

Документ «Данные для расчета зарплаты»

Помимо табеля, фактически отработанное время в программе можно регистрировать документами Данные для расчета зарплаты, предварительно настроив требуемый Шаблон ввода исходных данных. В шаблоне следует отметить виды времени, которые требуется регистрировать. Зарегистрированное документом время полностью заменяет собой время, запланированное в графике.

Эту возможность удобно использовать, например, если предполагается ввод данных пользователем, ответственным за учет определенного вида времени. Например, старший по торговому залу вводит данные о времени работы сотрудников в зале и на кассе.

Также с помощью этого документа возможен ввод времени сводно. Для этого при настройке шаблона следует установить флажок В целом за период. В таком случае в документе можно будет вводить количество дней и часов в целом за выбранный месяц, без детализации по дням.

В программе предусмотрено формирование печатной формы табеля учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13.

Отчет строится по данным о плановом графике сотрудника (общем или индивидуальном) и о зарегистрированных отклонениях от графика. Также учитываются данные, зарегистрированные документами уточнения фактически отработанного времени.